Rentar una oficina es una decisión de varios años y de varios cientos de miles de pesos. Antes de firmar conviene revisar mucho más que la vista y el precio por metro. Esta guía es para empresas, despachos, consultorios y emprendedores que van a rentar oficina: qué revisar en la visita, cómo calcular el costo real y cuándo un coworking es mejor idea.
Primero: ¿oficina propia o coworking?
| Criterio | Oficina propia | Coworking |
|---|---|---|
| Tamaño del equipo | Estable, de varias personas | 1 a 15 personas o crecimiento incierto |
| Compromiso | Contrato de 1 a 5 años | Mensual o pocos meses |
| Inversión inicial | Depósito, adecuaciones, mobiliario | Casi nula |
| Imagen y privacidad | Total | Compartida; salas por reservación |
| Servicios | Contratas todo | Internet, limpieza y recepción incluidos |
| Costo por persona | Baja con equipos grandes | Sube con equipos grandes |
Si tu equipo cambia mucho o no sabes cuánto crecerás en un año, empieza en coworking. Si ya sabes cuántos son y necesitas imagen propia, una oficina suele salir mejor a mediano plazo.
Qué revisar en la visita
El espacio
- Metros útiles vs. rentables. Muchos edificios cobran por metros rentables (incluyen parte de áreas comunes). Pregunta cuántos metros puedes usar de verdad.
- Distribución: planta libre o con divisiones; si puedes modificarla.
- Luz natural y ventilación.
- Aire acondicionado: tipo, capacidad, horario (en algunos edificios se apaga de noche o fines de semana) y quién lo mantiene.
- Baños: propios o compartidos en el piso.
- Cableado y eléctrico: contactos suficientes, cuarto de servidores, planta de emergencia.
- Accesibilidad: elevador, rampas.
El edificio y la zona
- Estacionamiento: cajones incluidos, costo de adicionales, estacionamiento de visitas.
- Internet: qué proveedores llegan y con qué velocidad.
- Horario de acceso y control de visitas.
- Seguridad y protección civil (salidas de emergencia, extintores).
- Transporte para tu equipo y tus clientes.
- Uso de suelo: que permita tu actividad (un consultorio médico puede requerir permisos adicionales).
El costo real al mes
El precio por metro es sólo una parte. Suma:
| Concepto | Pregunta |
|---|---|
| Renta | ¿Más IVA o IVA incluido? (la renta de oficina causa IVA al 16 %) |
| Mantenimiento del edificio | ¿Cuánto es y qué incluye? (guía) |
| Estacionamiento | ¿Incluido o aparte? |
| Luz, agua, internet | ¿Medidor propio o prorrateo? |
| Limpieza y vigilancia del espacio | ¿Incluidas? |
| Adecuaciones | ¿Cuánto costará dejarla lista? ¿Hay meses de gracia? |
Si tu empresa es persona moral y el dueño persona física, recuerda que tendrás que retener ISR e IVA; lo explicamos en contrato de arrendamiento de oficina.
Lo que debes negociar
- Plazo y salida anticipada. Un contrato de 3 años con salida pactada al año y medio (con aviso y pena razonable) te da flexibilidad.
- Incrementos. Fórmula clara, normalmente con inflación (INPC).
- Meses de gracia para obras.
- Adecuaciones: qué puedes hacer y si debes retirarlas al salir.
- Mantenimiento: el mayor (estructura, elevadores, instalaciones generales) debería ser del dueño; el de tu espacio por uso, tuyo. Ve quién paga las reparaciones.
- Cesión del contrato si cambias de razón social o te fusionas.
Si en vez de oficina buscas un local a pie de calle, las reglas de giro, letreros y traspaso cambian: ve contrato de arrendamiento de local comercial.
El día de la entrega
Haz un acta con fotos del estado de pisos, muros, plafones, baños, aire acondicionado y cableado. Será la base para devolver la oficina al terminar. Te dejamos un modelo de contenido en acta de entrega de un inmueble rentado.