Con una propiedad, la memoria alcanza. Con tres o más, los vencimientos, las reparaciones y los pagos empiezan a cruzarse. Esta guía propone un sistema sencillo para propietarios y asesores que administran varias rentas sin una administradora.
1. Haz una ficha por propiedad
Todo empieza con tener la información de cada inmueble en un solo lugar:
| Dato | Para qué sirve |
|---|---|
| Domicilio y cuenta predial | Pago del predial y facturación |
| Escritura o documento de propiedad | Acreditar que puedes rentar |
| Reglamento del condominio y cuota | Reglas para el inquilino y costos fijos |
| Servicios (números de contrato de luz, agua, gas, internet) | Revisar adeudos y cambios de titular |
| Llaves, controles y tarjetas de acceso | Saber cuántos entregaste |
| Equipos (aires, calentador, bomba) y fecha de último servicio | Mantenimiento |
| Proveedores de confianza | Reparaciones rápidas |
| Contrato vigente y garantías | Saber qué está pactado |
Puede ser una hoja de cálculo o una carpeta por inmueble. Lo importante es que esté completa y al día.
2. Lleva un calendario único
Junta en un calendario todas las fechas que importan:
- Día de pago de cada renta.
- Inicio y fin de cada contrato, y la fecha para avisar si se renueva.
- Fecha y fórmula del incremento anual.
- Pago de predial y de cuotas de condominio.
- Mantenimientos programados.
- Declaraciones de impuestos.
Un contrato vencido no termina solo: si el inquilino sigue en el inmueble sin oposición, el Código Civil Federal considera que el arrendamiento continúa por tiempo indeterminado (art. 2487). Además, según el mismo artículo, las obligaciones del fiador u obligado solidario terminan al vencer el plazo, salvo pacto en contrario. Avisa con anticipación si quieres renovar en otros términos y renueva también las garantías.
3. Ordena la cobranza
Usa las mismas reglas para todas tus rentas: cuenta bancaria a tu nombre, fecha fija, recibo por cada pago y un registro por inquilino. El detalle está en cómo organizar los pagos mensuales de renta.
Si un inquilino se atrasa, actúa pronto y por escrito. Ver qué hacer cuando un inquilino deja de pagar.
4. Mantenimiento: preventivo antes que correctivo
Por ley, el arrendador debe conservar el inmueble en condiciones de uso y hacer las reparaciones necesarias (CCF, art. 2412). El inquilino responde por los daños que cause y por los deterioros menores del uso diario (arts. 2425 y 2444). Para no pagar de más:
- Programa revisiones de aires acondicionados antes del calor.
- Revisa impermeabilización antes de la temporada de lluvias.
- Revisa gas, calentador y bombas una vez al año.
- Pide al inquilino que reporte fallas por escrito, con foto, y registra cuándo se atendieron.
- Define en el contrato qué paga cada quien.
5. Entregas y salidas con acta
Cada entrada y salida de inquilino es el momento con más riesgo de discusión. Haz un acta con:
- Recorrido por cada cuarto.
- Fotos con fecha.
- Lecturas de luz, agua y gas.
- Llaves y controles entregados.
- Firmas de ambas partes.
Si el inquilino recibe el inmueble con una descripción de su estado, debe devolverlo igual, salvo el desgaste normal (CCF, art. 2442). Sin descripción, se presume que lo recibió en buen estado, salvo prueba en contrario (art. 2443). El acta es la base para liquidar el depósito.
6. Impuestos: ten claro tu régimen
Este tema conviene revisarlo con un contador. Como referencia:
- Las personas físicas que rentan inmuebles tributan, por regla general, en el capítulo de arrendamiento de la Ley del ISR (arts. 114 a 118).
- Pueden optar por deducir 35 % de los ingresos sin comprobar gastos, la llamada deducción opcional o "ciega", y además deducir el predial (art. 115).
- Las personas físicas también pueden tributar en el RESICO si cumplen sus requisitos (art. 113-E). Tu contador te dirá qué te conviene.
- Si eres persona física y te paga una persona moral, esta te retiene 10 % de ISR (art. 116) y, si hay IVA, dos terceras partes del IVA.
- La renta de casa habitación sin amueblar está exenta de IVA (LIVA, art. 20, fracción II). Si se renta amueblada, o es local u oficina, causa IVA.
- Por cada pago se emite un CFDI con los datos del inmueble, incluida la cuenta predial.
7. Decide qué delegar
Si un asesor, un familiar o un administrador te ayuda:
- Define por escrito qué puede hacer: mostrar, elegir inquilino, firmar, cobrar.
- Dale acceso sólo a lo que necesita.
- Pide reportes mensuales de pagos y reparaciones.
- Las cuentas bancarias donde se recibe la renta deberían estar a nombre del dueño.
Si eres asesor y administras inmuebles de varios dueños, revisa cómo organizar tus rentas como asesor independiente.
8. Mide cómo van tus rentas
Unos pocos indicadores dicen mucho:
- Ocupación: meses rentados entre meses disponibles.
- Días vacíos entre inquilinos.
- Morosidad: pagos atrasados entre pagos esperados.
- Gasto de mantenimiento entre ingreso por renta.
- Rentabilidad neta: ingreso menos gastos e impuestos, entre el valor del inmueble.
Revisarlos cada trimestre te dice qué propiedad necesita atención.
Hoja de cálculo o plataforma
Una hoja de cálculo funciona para pocas propiedades si la mantienes al día. Una plataforma tiene sentido cuando quieres que contratos, pagos, recibos y entregas queden ligados a cada renta y que otras personas puedan ayudarte sin compartir contraseñas. Si estás comparando opciones, usa nuestra guía de qué comparar en un software para administrar rentas. Y si vas a digitalizar tus contratos, revisa cómo funciona un contrato de arrendamiento digital.